Integraal begeleiden van groepen

Het vergaderspectrum – Aanbieden

Een van de modellen die tijdens onze trainingen centraal staat, is het vergaderspectrum. Het vergaderspectrum verdeelt vergaderingen in vijf typen. In deze column aandacht voor het type aanbieden.

De bijeenkomsten die onder dit type vallen, zijn gericht op het verkopen van ideeën of het over- of bijbrengen van kennis.

De theorie

De inhoudsverantwoordelijke is inhoudsdeskundige/expert. Hij draagt zijn kennis over, legt uit, overreedt, overtuigt, wil een buy-in. Hij beantwoordt vragen van de deelnemers. Hij is bijvoorbeeld een trainer, accountmanager die iets wil verkopen of een expert die ingehuurd is vanwege zijn kennis. Hij bepaalt voor 75 % wat er gebeurt.

Als er een procesbegeleider is, is dit vaak een dagvoorzitter. Hij staat ten dienste van de inhoudsverantwoordelijke. Hij zorgt er voor dat, d.m.v. het aanbieden van technieken (werkvormen), de deelnemers vragen aan de inhoudsverantwoordelijke kunnen stellen.

De deelnemers zijn geïnteresseerd in het onderwerp: ze gaan de overgebrachte kennis toepassen of nemen een beslissing over hetgeen aangeboden is. De betrokkenheid van de deelnemers is gericht op eigen kennisverdieping. Er is vrijwel alleen interactie tussen deelnemers en de inhoudsverantwoordelijke.

Denk bij dit type aan: inhoudelijke trainingen, verkoopgesprekken, expertpresentaties bij het introduceren van bijv. een nieuwe werkwijze.

Bij grote bijeenkomsten is de zaalopstelling meestal theater of examen. Bij kleinere bijeenkomsten wordt vaak gekozen voor de U- of carré-opstelling.

De praktijk

In situaties waar je als expert voor je kennis ingehuurd wordt, vervul je vaak de rol van inhoudsverantwoordelijke en die van procesverantwoordelijke. Dit brengt een risico met zich mee, want je kunt niet tegelijkertijd beide rollen goed invullen. Stel je je namelijk op als expert op dan vergeet je de procesrol en krijg je deelnemers mogelijk onvoldoende mee of wordt het meer een bijeenkomst die onder ‘Meedelen’ valt. Stel je je op als procesbegeleider, dan kan de opdrachtgever of kunnen de deelnemers zich afvragen waarom ze jou als expert ingehuurd hebben.

Daarom is het in dit soort situaties van cruciaal belang dat je laat zien welke rol je op welk moment aanneemt. Dat doe je door een heel goed ontwerp van je bijeenkomst te maken. Wat wil je met de groep bereiken, welke stappen dien je daarvoor te zetten, welke werkvormen zet je daarvoor in en welke rol wordt van jou in elke stap verwacht. Als eenmaal duidelijk is welke rol je in welke stap hebt, kun je gaan bedenken op welke manier je die rol laat zien.

Een paar mogelijkheden:

  • Maak vooraf aan de deelnemers duidelijk dat je twee rollen hebt en geef aan welke rol je in welke stap invult.
  • Op het moment dat je de expert bent, zorg je dat je je jasje aan hebt. Zo gauw je overstapt naar de rol van facilitator trek je je jasje uit.
    Als je dit de eerste keer duidelijk maakt aan de deelnemers en je hebt het twee keer gedaan, dan is het de volgende keer direct duidelijk voor de deelnemers.
  • Gebruik voor elke rol een ander deel van de ruimte met een andere inrichting. Bijvoorbeeld voor de stukken waar je expert bent, gebruik je een theateropstelling en op het moment dat je facilitator bent, gebruik je vrijere opstellingen zoals cirkel, café.
  • Pas de werkvormen aan aan je rol.
    Ben je de expert, gebruik dan een powerpoint. Ben je de facilitator gebruik dan white-boards en/of flip-overs en vermijdt de powerpoint.
  • Gebruik tijdens het faciliteren werkvormen die vragen/behoeftes inventariseren. Stimuleer de deelnemers zo veel mogelijk op te schrijven, maar geef geen antwoorden. Als er inhoudelijke vragen komen, parkeer deze of laat ze opschrijven.

Succes.