Een goede check-in: o zo belangrijk

Inleiding

Veel opdrachtgevers willen tijdens een workshop de deelnemers zo snel mogelijk aan de oplossing van hun vraagstuk laten werken. Tijd om even contact met elkaar te maken wordt vaak als overbodig gezien. “We kennen elkaar al en de deelnemers weten al waarvoor de bijeenkomst is”, of woorden van gelijke strekking zijn vaak gehoorde reacties op de eerste stappen uit het programma. Datzelfde geldt ook bij trainingen. Er moet zo snel mogelijk overgestapt worden op het werkelijke doel van de training.

Opdrachtgevers gaan dan helaas voorbij aan het werkelijk doel van de eerste stappen in het programma. In deze stappen leg je namelijk het fundament van de uiteindelijke oplossing of het resultaat van de training. Om die reden is handig de eerste stappen uit het programma samen te voegen tot ‘de check-in’. Dat begrip geeft beter aan wat je als facilitator of trainer in deze stap wilt bereiken. Het is beter dan: doel, programma en kennismaking. De deelnemers gaan zich namelijk écht aanmelden. Dat doen ze vanuit drie perspectieven: de ‘IK‘, de ‘WIJ‘ en de ‘HET’. (zie ook integrale aanpak).

Inchecken van de individuele deelnemers

Hierbij gaat het om zaken als: wat vindt de individuele deelnemer vandaag belangrijk, wanneer is het nuttig voor hem, wat kan hij betekenen voor de groep, wat kan hij inbrengen t.a.v. het vraagstuk? Jitkse Kramer noemt dit in haar boek Deep Democracy ‘ronde vragen’. Dat zijn vragen die vanuit verschillende zintuiglijke waarnemingen beantwoord kunnen worden: denken, doen, voelen, horen, zien, ruiken.

Voor de andere deelnemers geeft het antwoord op deze vraag of vragen inzicht in waarvoor de persoon staat.
Het is in deze stap van belang dat de facilitator het voortouw neemt. Hij maakt namelijk ook onderdeel uit van de groep. Door heel open naar de groep te zijn, zorgt hij er voor dat de groep hem vertrouwt, maar ook dat de individuele deelnemers open over zichzelf zullen zijn.

Inchecken van de groep

Het inchecken van de IK gaat vaak naadloos over in het inchecken van de WIJ. Het is van belang dat de groep voelt / ervaart dat ze gezamenlijk tot een oplossing kunnen en moeten komen. Afhankelijk van het vraagstuk dat er ligt, kan dat kennis, ervaring, nut ed. zijn. Het gaat er om dat de individuele deelnemers vertrouwen in elkaar krijgen. Simon Sinek verwoordt dat heel mooi:

“A team is not a group of people who work together. A team is a group of people who trust each other.”

Door bij het inchecken van de individuele deelnemers de juiste vragen te stellen en te vervolgen met een groepsopdracht die om samenwerking vraagt, zorg je als facilitator voor de juiste aanzet en komt de groep in een flow van vertrouwen.

Inchecken op het vraagstuk

Als de eerste twee stappen goed doorlopen zijn, is het tijd om het vraagstuk aan de orde te stellen. De opdrachtgever kan kort aangeven wat het belang van het te oplossen vraagstuk is. Zorg er voor dat er voldoende ruimte is om vragen te stellen aan de opdrachtgever. Is het vraagstuk voor alle deelnemers duidelijk dan komt het programma aan de orde: de stappen om vanuit het vraagstuk naar een oplossing te komen. Stel aan het eind de deelnemers de vraag: “Hebben jullie er vertrouwen in dat het programma van de workshop het antwoord op het vraagstuk oplevert?” Een positief antwoord op deze vraag zorgt er voor dat de deelnemers zich committeren aan het programma. Een negatief antwoord geeft de mogelijkheid het programma met elkaar te bespreken en er zo voor te zorgen dat er commitment ontstaat.

Afronding inchecken

Zijn deze drie stappen doorlopen, dan is het fundament aan de ik-wij-het-kant gelegd voor het bereiken van een goed resultaat.

Tijdsduur inchecken

Op voorhand is niet te zeggen hoeveel tijd je nodig hebt voor het inchecken. Dat is afhankelijk van meerdere aspecten: de groepsgrootte, bekendheid van de deelnemers met elkaar, met het vraagstuk, de aard van het vraagstuk, betreft het een eerste bijeenkomst of is het een vervolgbijeenkomst etc. De benodigde tijd kan dus zeker oplopen tot 4 uur.
Betreft het een vervolgbijeenkomst dan is het in ieder geval verstandig om een recapitulatie te laten geven van de vorige bijeenkomst en hetgeen er tussentijds verder gebeurd is.

Goede check-in methodes

Van belang voor een goede check-in is dat er goed naar elkaar geluisterd wordt en dat er geen discussie plaatsvindt. Er zijn verschillende goede check-in methodes en werkvormen. Bij werkvormen staan er een paar. Een hele sterke check-in werkvorm is de weegschaalevaluatie. Deze werkvorm start bij de check-in en wordt afgerond bij de check-out.

Meer leren

Wil je zelf leren een goede check-in te doen en wil je leren hoe je groepen verder op een doeltreffende manier begeleidt? Dat kan. Tijdens de training ‘Faciliteren van Professionals’ leer je dat. Na het volgen van deze training ben je in staat bijeenkomsten van professionals optimaal te faciliteren.

Ik heb van de afzonderlijke stappen in de check-in een vlog gemaakt. Je vindt ze op LinkedIn en in dit overzicht.

Deze blog verscheen eerder ook op Pulse. Vind je hem leuk? Wil je hem dan daar s.v.p. liken?