De battle: Inhoud versus Proces

Inleiding

Tijdens de trainingen die we bij de Facilitation Academy geven hameren we er steeds op dat het cruciaal is dat je je als facilitator volledig richt op het proces en er voor zorgt dat je inhoud (content) neutraal bent. Met inhoud neutraal wordt bedoeld dat je geen inhoud inbrengt of inhoud waardeert. Dat laatste wordt nog wel eens vergeten. Een opmerking: “Goed idee, Karel”, is snel gemaakt. Maar het beloont Karel en spreekt daarmee indirect een diskwalificatie van de ideeën van de andere deelnemers uit. Het geeft bovendien een waardeoordeel aan over het idee inhoud).

Aan de andere kant zijn we er ons ook van bewust dat je er in sommige rollen of werksituaties niet aan ontkomt om twee petten, die van de inhoud en die van het proces, op te zetten. In deze blog bieden we een paar oplossingen voor deze dubbel rol aan.

Het belang van content neutraal zijn

Er zijn en paar belangrijke redenen om content neutraal te zijn. Op het moment dat de facilitator niet content neutraal is:

loopt de facilitator het risico dat hij aan het eind van de meeting eigenaar is geworden van het product dat de meeting heeft opgeleverd. Het effect ervan kan zijn dat het draagvlak binnen de groep voor het eindproduct van de meeting minimaal is.
lopen de deelnemers het risico dat ze achter de ideeën van de facilitator aan gaan lopen. Waardoor mogelijk niet alle kennis uit de groep op tafel komt en er een suboptimaal eindproduct opgeleverd wordt.
kan het gebeuren dat een inhoudelijke opmerking van de facilitator niet gehoord wordt. Terwijl het mogelijk wel een goede opmerking is.
kunnen de deelnemers de opmerking van de facilitator ervaren als sturing naar een oplossing. Dat is zeker het geval als de facilitator belang heeft bij het eindresultaat van de meeting. Het effect hiervan kan weerstand van de groep zijn.

Volledig content neutraal bestaat niet

100 % content neutraal bestaat niet. Door het proces/draaiboek dat je gemaakt hebt stuur je al een richting uit. Ook de werkvormen die je gebruikt om te filteren, te scoren, beoordeling te geven dragen hieraan bij. Ze dragen weliswaar niet direct bij tot of aan de oplossing, maar dragen wel bij aan de denkrichting van de deelnemers.

Kan ik nu zelf faciliteren?

Natuurlijk kun je zelf faciliteren als je twee petten op hebt. De meeste personen doen het naast hun hoofdrol. Alleen als je betrokkenheid bij het onderwerp als inhoudsdeskundige te groot is of als je belang hebt bij de uitkomst van de meeting, is het af te raden. Dan wordt het namelijk moeilijk neutraal te zijn.

Hans de Bruijn e.a. beschrijven in hun boek ‘Procesmanagement – Over procesontwerp en besluitvorming’ (Hans de Bruijn, Ernst ten Heuvelhof, Roel in ’t Veld – Procesmanagement – Over procesontwerp en besluitvorming – Boom, 2016, ISBN 978 90 2440 434 6) op pagina 184 en 185 waar de scheiding tussen inhoudsdeskundige en procesmanager moet liggen. In hun boek spreken zij over procesmanager. Een aparte functie die bij grote en zeer grote projecten (denk aan de 2^e Maasvlakte, de Betuwelijn, …) ingezet wordt voor met name het uitvoeren van stakeholdermanagement. De rol van de procesmanager is in deze projecten vergelijkbaar met de rol van facilitator bij kleinere opdrachten. De uitspraken over de niveaus van inhoudelijke kennis zijn daarom 1-op-1 te vertalen naar faciliteren. Vertaalt naar faciliteren stellen zij dat er drie niveaus van inhoudelijke kennis zijn:

Inhoudelijke kennis van de eerste orde betekent dat een facilitator in staat is de goede vragen te stellen.
Inhoudelijke kennis van de tweede orde betekent dat de facilitator in staat is om de antwoorden op deze vragen adequaat te beoordelen.
Inhoudelijke kennis van de derde orde betekent dat de facilitator zelf in staat is of zou zijn de antwoorden op deze vragen te produceren.

Een facilitator moet in ieder geval over kennis van de eerste orde beschikken. Kennis van de tweede orde kan handig zijn. Een goede facilitator zal deze kennis gedurende de meeting verwerven. Natuurlijk zal dat voor eenmalige korte meetings minder vaak het geval of moeilijker zijn. Verwerft de facilitator inhoudelijke kennis van de derde orde, dan loopt hij het gevaar dat hij zich inhoudelijk gaat bemoeien met het onderwerp waardoor de procesgang en zijn neutraliteit in gevaar komt. Dat zal uiteindelijk zijn positie als facilitator aantasten.

Er kunnen meer factoren een rol spelen bij het al dan niet faciliteren van een eigen meeting. Sandy Schumann (samensteller van het IAF Handbook of Group Facilitation) heeft hier onderzoek naar gedaan. Op basis van zijn onderzoek is een lijst met acht eenvoudige vragen opgesteld. Door deze vragen te beantwoorden, kun je beoordelen of je zelf een meeting kunt faciliteren of dat het inhuren van een facilitator handig kan zijn. Deze vragenlijst is terug te vinden op de site van 2 Facilitate.

Hoe pak ik het aan?

Maak zichtbaar wanneer je inhoud brengt en wanneer je het proces begeleidt.
Zichtbaar maken kun je doen door een bepaalde plek in de ruimte letterlijk te benoemen en gebruiken als plek waar je inhoud brengt en een ander plek waar je het proces begeleidt.
Gaan zitten als je inhoud brengt en staan wanneer je het proces begeleidt.
Een derde mogelijkheid is om via een attribuut zichtbaar te maken dat je de inhoudelijke rol hebt. Het is dan wel handig als dit attribuut gekoppeld is aan de inhoud. Als je bijvoorbeeld een groep artsen faciliteert kun je voor de inhoudelijk rol een stethoscoop omdoen.
Stel vragen.
Een groot gevaar is dat je in je rol als facilitator je inhoudelijke kennis van de derde orde gaat gebruiken. Probeer daarom vragen te formuleren die de deelnemers op weg helpen hun reactie/ideeën te onderzoeken.
Breng in het programma van de meeting een scheiding aan tussen je twee rollen.
Breng eerst de inhoud en laat daarover vragen stellen. Begeleid daarna het gesprek en eindig met een inhoudelijke reactie op hetgeen gezegd is. Belangrijk hierbij is dat je vrijwel letterlijk refereert aan hetgeen gezegd is. Dus gebruik dezelfde woorden.
Breng de scheiding nog expliciteer aan.
Deel voorafgaand aan de meeting de content met de deelnemers en bied tijdens de meeting een zodanig proces aan dat je als facilitator alleen nog maar het proces hoeft uit te leggen en de deelnemers zelf aan de slag kunnen. De aanpak ‘De 6 denkhoeden van Edward de Bono’ is daar heel goed bruikbaar voor. Let er hierbij wel op dat de deelnemers allemaal vanuit dezelfde denkrichting naar het vraagstuk kijken. Dus allemaal vanuit ‘feiten en aannames’, resp. ‘Pluspunten, waarde’, resp. ‘Minpunten en risico’s’, resp. ‘Alternatieven, nieuwe ideeën’, resp. ‘Gevoel, intuïtie’.

In alle gevallen kan het handig zijn om het draaiboek van de meeting met een collega door te nemen.

In de training ‘Faciliteren van Professionals – level 2‘ komt dit onderwerp ‘procesgeericht versus inhopudsgeericht’ uitgebreid aan de orde.

Naar de training