Specialist in faciliteren (trainingen, advies en uitvoering)

Een goede check-out: net zo belangrijk

Net zo belangrijk voor een meeting is ook een goede check-out. Ook voor de check-out geldt dat opdrachtgevers daar vaak geen tijd aan willen besteden. Veel gehoorde opmerkingen hierover zijn: “We hebben toch alles al gezegd?”, of “De acties zijn toch nu vastgesteld, dan hoeven we toch niet af te ronden?”

Inderdaad is dat laatste een onderdeel van de check-out, maar in een goede check-out vindt er meer plaats.

De opbouw van de check-out
  1. Terugblik op de meeting
    Een goede check-out begint met een korte terugblik op de meeting, welke stappen hebben we gezet en wat was het resultaat van die stappen. Het helpt als het materiaal dat geproduceerd is, flip-overs ed., tijdens de check-out aan de muur hangt. Het beste is het als één of meerdere deelnemers de meeting samenvatten. Een goede manier om dit te doen is met de Actiekaarten van Titia van der Ploeg [1]. Deze box bevat 64 activerende werkvormen waarvan er diverse goed toepasbaar zijn aan het eind van een meeting.
  1. Nalopen besluiten, acties, openstaande punten ed.
    Veel meetings resulteren in besluiten en actieplannen. Vaak zijn er ook openstaande of nog uit te zoeken punten. Als het goed is, zijn deze tijdens de meeting op aparte vellen geschreven. Loop ze stuk voor stuk nog een keer langs. Zijn alle punten duidelijk voor iedereen? Zijn ze SMART gemaakt? Is er een actiehouder aangewezen en een opleverdatum vastgesteld? Nee? Doe het dan nu.
  1. Onthechten
    In de check-in heb je er als facilitator voor gezorgd dat er verbinding ontstaat tussen de deelnemers, zodat ze gaan samenwerken. Je wilt nu dat de deelnemers met een goed gevoel uit de meeting stappen. Geef alle deelnemers dan ook de kans iets te zeggen. Vragen die hiertoe uitlokken zijn bijv. “Hoe kijk je terug op de meeting van vandaag?”, “Wat is voor jou vandaag een eyeopener geweest?”. Let op dat er niet een nieuwe discussie ontstaat. Parkeer die voor een volgende keer of vraag toestemming aan de deelnemers dit punt alsnog te bespreken.
  1. Rondmaken van de meeting
    Aan het begin van de meeting heb je de individuele deelnemers bijvoorbeeld de volgende vraag gesteld: “Wanneer is de meeting van vandaag nuttig voor je?” Het is goed om op deze vraag terug te komen en de deelnemers te vragen in hoeverre de meeting voor hen nuttig is geweest. Als je bij de check-in de weegschaalevaluatie hebt uitgevoerd, kun je nu deze werkvorm afronden. Daarmee is direct inzichtelijk hoe de deelnemers t.o.v. de meeting staan. Maar let op: het antwoord op deze vraag zegt niets over het werkelijke resultaat van de workshop. De verwachtingen van deelnemers kunnen namelijk te hoog geweest zijn.

Voorbeeld
Je faciliteert een bijeenkomst van 3 uur om een gedragen ambitie van een team voor het komend jaar vast te stellen. Eén van de deelnemers geeft aan het begin aan dat de bijeenkomst voor hem nuttig is als er een stappenplan is om die ambitie te halen. Aan het eind ligt de ambitie er. De eerdergenoemde deelnemer is echter niet tevreden, want het stappenplan ligt er niet. Hij scoort daarom een 6. Je kunt nu vervolgen door de vraag te stelen: “Hoe kunnen de anderen jou helpen om het vandaag voor jou ook nuttig te maken?” Dit zal waarschijnlijk leiden tot het oppakken/toewijzen van het stappenplan. En dus tot een meer tevreden deelnemer.

  1. Afsluiten van de meeting
    Als laatste krijgt de opdrachtgever het woord. Hij bedankt de deelnemers voor hun inzet en bijdrage. Afhankelijk van de situatie zal hij ook aangeven hoe er nu verder gegaan wordt.

Als je bovenstaande vijf onderdelen van de check-out langs de Integrale Aanpak houdt, dan zie je dat je bij onderdeel 1 en 2 uitcheckt op de Het, bij onderdeel 3 check je uit op de Wij, bij onderdeel 4 check je uit op de Ik. Het vijfde en laatste onderdeel check je uit op de meeting.

Tijdsduur check-out

Net als bij de check-in is er voor een check-out tijd nodig. Ook hiervoor geldt dat de benodigde tijd afhankelijk is van het type meeting, het aantal deelnemers, de duur van de meeting, het onderwerp etc. Een half uur tot één uur is meestal wel voldoende.

En de evaluatie?

Eigenlijk heeft de evaluatie al plaatsgevonden. Iedereen heeft zijn zegje kunnen doen. Een evaluatie is niet altijd zinvol. Wel kan separaat een evaluatie met de opdrachtgever plaatsvinden.

Is het nu echt klaar?

Dat hangt ervan af. Als tijdens de meeting belangrijk organisatorische beslissingen gevallen zijn, dan kun je wel denken dat er een gedragen beslissing genomen is, maar de vraag is: “Gaan alle afzonderlijke deelnemers echt handelen naar het besluit dat genomen is?” Om dit na te gaan zijn andere technieken nodig.

Wil je zelf leren een goede check-out te doen en wil je leren hoe je groepen op een doeltreffende manier begeleidt? Dat kan. Tijdens de training ‘Faciliteren van Professionals’ leer  je dat. Na het volgen van deze training ben je in staat bijeenkomsten van professionals optimaal te faciliteren.

Meer leren

Wil je zelf leren een goede check-out te doen en wil je leren hoe je groepen verder op een doeltreffende manier begeleidt? Dat kan. Tijdens de training ‘Faciliteren van Professionals’ leer  je dat. Na het volgen van deze training ben je in staat bijeenkomsten van professionals optimaal te faciliteren.

Auteur: Henri Haarmans

[1] Lia Bijkerk, Titia van der Ploeg, Aan het werk met actiekaart, Thema, Zaltbommel, 2018, ISBN 978 5871 588 3