Het nut van goede kennismakingsvragen

Auteur: Henri Haarmans

Inleiding

In een eerdere blog (Een goede check-in: o zo belangrijk) heb ik al aangegeven dat ik er voorstander van ben om de onderlinge kennismaking tussen de deelnemers als onderdeel van de check-in op te nemen.

Maar de grote vraag is: welke kennismakingsvragen stel je?

Een goed handvat hiervoor is ‘het belang van de samenwerking binnen de groep’. Hoe belangrijker de samenwerking is om tot een eindresultaat te komen, hoe meer je eigenlijk van elkaar wilt weten. Hierbij gaat het niet om zaken als wat je favoriete broodbeleg is of hoe laat je ’s avonds naar bed gaat. Maar om vragen als: Wat vind je belangrijk in het werk dat je doet?

Een goed handvat voor het niveau van vragen zijn de ‘Logische Niveaus van Veranderen en Leren’.

Het model helpt je om inzicht te krijgen in hoe andere mensen (en organisaties) functioneren en wat hen bezielt. De piramide geeft slechts een structuur aan om het voor ons visueel te maken (de kaart is niet het gebied). In de praktijk zijn alle niveaus als een netwerk met elkaar verbonden.

Ik zal de niveaus toelichten aan de hand van een workshop waaraan Klaas deelneemt. Het is een fictief voorbeeld, want Klaas zal zich waarschijnlijk nooit op deze manier voorstellen.

1. Bij een kennismaking op het niveau van omgeving zal Klaas zeggen: “Mijn naam is Klaas en ik werk bij de IT-afdeling als ontwerper.”
2. Neemt Klaas ook zijn gedrag mee als hij zich voorstelt, dan zal hij zeggen: ”Mijn naam is Klaas en ik werk bij de IT-afdeling als ontwerper. Als iemand mij een vraag stelt die op mijn expertisegebied ligt, dan duik ik er helemaal in en sluit ik me af van mijn omgeving totdat ik antwoord kan geven op de vraag.”
3. Neemt Klaas ook zijn vaardigheden/kennis mee als hij zich voorstelt, dan zou hij kunnen zeggen: “Mijn naam is Klaas en werk bij de IT-afdeling als ontwerper. Mijn specialisatie is optimalisatie van de Graphical User Interface van ons klantcontactsysteem naar onze klanten. Als iemand mij een vraag daarover stelt, dan duik ik er helemaal in en sluit ik mij af van mijn omgeving totdat ik antwoord kan geven op de vraag.”
4. Stelt Klaas zich voor op overtuigingsniveau dan zal hij misschien zeggen: “Mijn naam Klaas. Ik vind (!) het giga belangrijk dat we onze klanten optimale service verlenen. Als ontwerper van ons klantcontactsysteem doe ik er dan ook alles aan om dit systeem zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de behoefte van onze klanten. Als er een probleem in het systeem is, dan duik ik er helemaal in en sluit ik mij af van mijn omgeving totdat ik de oorzaak heb gevonden.”
5. Op identiteitsniveau zal Klaas zeggen: “Ik ben klaas en ik ben van origine IT specialist en de ontwerper van de Graphical User Interface van ons klantcontactsysteem. Ik doe er dan ook alles aan om dit systeem zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de behoefte van onze klanten. Als er een probleem in het systeem is, dan duik ik er helemaal in en sluit ik mij af van mijn omgeving totdat ik de oorzaak heb gevonden.”
6. En mogelijk dat Klaas al zelf de Zingeving/missie-stap meeneemt door de volgende zinnen eraan toe te voegen: “Ik doe dit, omdat we het onze klanten nu veel gemakkelijker maken om onze energiezuinige machines te bestellen. Na de aanschaf zal de klant daardoor minder energie hoeven te gebruiken, wat weer tot minder uitstoot leidt! Zo dragen we indirect bij aan een betere wereld. En het geeft mij het gevoel van een zinvolle bijdrage aan ons bedrijf en onze wereld.”

Hoe kun je dit model nu gebruiken voor de vragen die je stelt in het voorstelrondje?

1. Een kennismaking op het niveau van omgeving volstaat als de deelnemers niet samen hoeven te werken. Denk hierbij aan een presentatie van een van de directeuren.
2. Is meer dan een oppervlakkige kennismaking nodig, omdat de deelnemers wel samen het vraagstuk van de workshop moeten oplossen, maar daarna niet meer met elkaar hoeven samen te werken, dan kunnen de volgende niveau, gedrag en eventueel Vaardigheden/kennis, meegenomen worden.
3. Zijn de deelnemers als groep specialisten bij elkaar gezet om een vraagstuk op te lossen, dan is het essentieel dat ze van elkaar weten welke vaardigheden/kennis ze inbrengen in de workshop.

Neemt nu het belang van de samenwerking nog verder toe dan is het hebben van kennis van elkaar op de drie bovenste niveaus (overtuiging, identiteit en missie/zingeving) van grote meerwaarde. Denk hierbij bijvoorbeeld aan teams die langere tijd gaan samenwerken of al langere tijd samenwerken: project- en scrumteams, zelfsturende teams. De persoonlijke drive en de loyaliteit wordt op deze niveaus heel duidelijk en dat is van belang om een groep naar ‘performing’ te krijgen.

Alleen vragen stellen op de bovenste drie niveaus is niet makkelijk en de vragen zijn ook niet makkelijk te beantwoorden. Zeker niet in een voorstelrondje.

Kies erin zo’n situatie voor om aparte stappen in je workshopprogramma op te nemen en ga in die stappen met metaforen werken. Een metafoor maakt het namelijk makkelijker om de drie bovenste niveaus te benoemen of te beschrijven vanuit een overeenkomst met iets herkenbaars en neutraals.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

1. Visueel-ruimtelijke metaforen
   Gebruik associatiekaarten, laat de deelnemers iets bouwen, gebruik Lego Serious Play.
2. Naturalistische metaforen
   Gebruik dierenkaarten, kaarten met foto’s van natuur, ga wandelen.
3. Muzikaal-ritmisch metaforen
   Muziek voert de deelnemers naar een diepere gevoelslaag. Dat maakt muziek een hele bruikbare metafoor voor het beschrijven van de bovenste drie niveaus.
4. Lichamelijk-kinesthetisch metaforen
   Ga met elkaar iets uitbeelden in een toneelstukje of maak een tableau vivant.
5. Verbaal-linguïstisch metaforen
   Gebruik storytelling. Maak met elkaar een verhaal of gebruik sprookjes als metafoor.