De afsluiting is het begin van de vernieuwing
De check-out: altijd doen
De groep heeft een goede dag gehad. Er is gebrainstormd en er zijn mooie plannen gemaakt. Iedereen wil ervoor gaan. Het loopt nu tegen de geplande eindtijd aan. De eerste deelnemers maken aanstalten om weg te gaan: ‘Zo ben ik net voor de file uit’, ‘Ik moet mijn kinderen op tijd ophalen van de crèche’, ‘Ik heb nog een ander overlegje’ … De begeleider zwaait iedereen vriendelijk uit.
Een maand later blijkt echter dat er nog weinig van de acties is terechtgekomen. Dat is logisch, want er is een belangrijke stap in de bijeenkomst overgeslagen: de check-out.
Denk voor een check-out aan de volgende punten (die soms gecombineerd kunnen worden):
- Blik terug op de bijeenkomst: laat de deelnemers kort terugblikken op het verloop van de bijeenkomst. Daarmee staat de inhoud daarvan hen weer helder voor de geest.
- Loop besluiten, acties, openstaande punten en dergelijke na: is alles opgeschreven? Is alles duidelijk? Zijn de acties benoemd, toegewezen en voorzien van een opleverdatum?
- Onthecht de deelnemers: vraag de deelnemers hoe ze terugkijken op de bijeenkomst, wat was voor hen een eye-opener?
- Maak de bijeenkomst ‘rond’: tijdens de check-in heb je bijvoorbeeld gevraagd wanneer de deelnemers de bijeenkomst nuttig zouden vinden. Vraag nu hoe ze hierop terugkijken. Kijk naar de inhoud en het proces en vraag feedback op jou als begeleider.
- Sluit de bijeenkomst af: ben je extern en was het een bijeenkomst buiten de normale orde, laat dan de opdrachtgever de bijeenkomst afsluiten met een dankwoord voor ieders inzet.
Houd in je programma rekening met de tijd die een check-out vraagt, maar doe die altijd, of de bijeenkomst nu kort of lang geduurd heeft. Bij een bijeenkomst van een dag trek je er bijvoorbeeld drie kwartier voor uit, bij een bijeenkomst van een uur vijf minuten.
Deze bijdrage is geschreven door Henri Haarmans.