Integraal en optimaal begeleiden van groepen

Faciliteren van wetenschappers: een kwestie van overtuigingskracht

Onlangs mocht ik samen met drie collega’s (Judith de Jong, Henri Haarmans, Antoinette Middeldorp) een aantal workshops op een conferentie faciliteren. Dat hebben we al vaker gedaan, maar deze keer was het toch even anders. Deze keer werden de workshops gegeven door wetenschappers van een onderzoeksinstituut. Dat dit toch bijzondere klanten zijn bleek al snel.

De voorbereiding

Voordat wij contact opnamen met elk van onze 2-3 wetenschappers/sprekers om de aanpak van hun workshops voor te bespreken, hadden enkelen al een proces bedacht, andere meenden “ik heb geen facilitator nodig”, of men was eenvoudig niet helemaal bereikbaar, en een enkeling was doof voor de adviezen en ging gewoon zijn eigen gang.

Ondanks dat de conferentie bedoeld was om interactie tussen de wetenschappers/sprekers en de deelnemers te krijgen, hadden we bij enkele wetenschappers heel wat overtuigingskracht nodig om ervoor te zorgen dat ze géén lange presentaties hielden. Uitgangspunt was maximaal 10 – 15 minuten spreken om daarna in gesprek te gaan met het publiek. Want: “Ik kan mijn belangrijke onderzoek toch niet samenvatten in 10 minuten, terwijl er zoveel meer interessants over te vertellen is!!??”

De conferentie

Gaandeweg de voorbereidingen en gedurende de conferentie kwam er steeds meer erkenning voor onze inbreng en facilitatie. Niet alleen van de wetenschappers, maar vooral van de deelnemers aan de conferentie. Zij waren verrast over de diverse methoden en technieken, die door ons aangeboden werden om daadwerkelijk interactie te hebben tussen de wetenschappers/sprekers en de deelnemers. Voorgaande jaren waren ze gewend om alleen maar presentaties te krijgen en aan het eind een Q&A te doen. Eén deelnemer gaf ons als feedback: “Jullie hebben deze conferentie heel vernieuwend aangepakt en ik vond dat heel positief”.

Conclusie

Het had wat overtuigingskracht nodig, maar het resultaat was geweldig met een tevreden organisatie, wetenschappers en deelnemers.

Zo krijgen we steeds meer ervaring in het faciliteren van workshops tijdens conferenties, waarbij we ondervinden dat elke conferentie een andere aanpak vereist.

Overigens hebben we de organisatie geadviseerd ons er een volgende keer vroeg genoeg bij te betrekken, zodat we niet alleen kunnen meedenken over de workshops, maar zeer zeker ook over de aanpak van de hele conferentie.
Dat zal nog wel wat overtuigingskracht vergen om dat voor elkaar te krijgen!

Nel Mostert