Integraal en optimaal begeleiden van groepen
Wat is faciliteren?

Regelmatig krijg ik de vragen: Wat is faciliteren en wat doet een facilitator? Vaak wordt door de vraagsteller een link gelegd met facility management of het faciliteren van witwas praktijken of drugstransporteren. Met geen van drieën heeft het echter iets te maken.

Faciliteren of faciliëren betekent volgende de Dikke van Dale (DvD) vergemakkelijken. Een facilitator is volgens de DvD een persoon, groep of instelling die een ontwikkeling of proces faciliteert, m.a.w. makkelijker maakt.

Er zijn binnen de beroepsgroep van facilitators veel definities van faciliteren en van facilitator in omloop. Voor mijzelf hanteer ik de volgende definities:

Faciliteren is het procesmatig begeleiden van een groep tijdens een meeting, zodat de groep

  • de vraag van de opdrachtgever beantwoordt, of
  • een oplossing bedenkt voor het probleem van de opdrachtgever, of
  • een idee vormt dat invulling geeft aan de droom van de opdrachtgever.

Een facilitator is de persoon die een denkproces voor een groep ontwerpt en die de groep daarin procesmatig begeleidt. Hierbij is het essentieel dat hij of zij content en deelnemer neutraal is.

Waarom is faciliteren zo belangrijk?

Als je naar actuele vraagstukken kijkt, dan neemt de complexiteit van die vraagstukken toe. Dat geldt op microniveau binnen een organisatie of bedrijf, maar ook op macroniveau tussen bedrijven onderling, binnen gemeentes, provincies, landen etc. In alle situaties zie je dat er meerdere partijen bij het vraagstuk betrokken zijn. Dan kun je jezelf de volgende vragen stellen:

  • Hoe zorg je er voor dat de belangen van de betrokken partijen bij elkaar komen?
  • Hoe zorg je er voor dat betrokken partijen kennis met elkaar uitwisselen?
  • Hoe zorg je er voor dat iedereen zich veilig voelt om zijn of haar kennis met anderen te delen?
  • Hoe zorg je er voor dat de betrokken partijen tijd nemen om het vraagstuk van diverse kanten te bekijken?
  • Hoe zorg je er voor dat de creativiteit bij deelnemers gestimuleerd wordt, zodat ze met meerdere oplossingen voor het vraagstuk komen?
  • Hoe zorg je er voor dat de betrokken partijen gefocussed blijven op het deelvraagstuk dat ze moeten beantwoorden en dat ze inderdaad van vraagstuk naar oplossing werken?

Conclusie

Het vraagstuk oplossen lukt alleen als er echt volgens een (vooraf gedefinieerd) proces samengewerkt wordt.

Maar

In groepen spelen ook vaak een of meer van de volgende tegenwerkende situaties:

  • Competitie tussen deelnemers.
  • Dominantie van een of meer van de deelnemers.
  • Desinteresse van een of meer van de deelnemers.
  • Cynisme bij deelnemers.
  • Weinig of geen verbinding tussen de deelnemers.
  • Het belang van de dialoog wordt onvoldoende ingezien.
  • De opdrachtgever vraagt om snelle buy-in.

Conclusie

Het belang is groot om samen te werken, maar er zijn tegenwerkende groepsprocessen.

Een facilitator brengt uitkomst

Hij begeleidt de bijeenkomst. Daarbij ligt zijn focus op het proces. Hij is content neutraal. Hierdoor kunnen de deelnemers zich volledig richten op de inhoud. Hij is ook deelnemer neutraal. Hij zorgt er voor dat iedereen gehoord wordt. Dat creëert voor de deelnemers een veilige omgeving om hun stem te laten horen. Hij zorgt er ook voor dat alle aspecten van het vraagstuk aan de orde komen en dat het vraagstuk van diverse kanten bekeken wordt. Aan het eind zorgt hij er voor dat er geen open eindjes zijn: er is dus een complete oplossing. Tijdens zijn begeleiding houdt hij de groepsdynamische aspecten in de gaten.

Kan ik zelf faciliteren?

Natuurlijk kun je zelf faciliteren. De meeste personen doen het naast hun hoofdrol. Alleen als je betrokkenheid op het onderwerp te groot is, is het af te raden. Dan wordt het namelijk moeilijk neutraal te zijn. Door het beantwoorden van acht eenvoudige vragen kun je beoordelen of je zelf een meeting kunt faciliteren of dat het inhuren van een facilitator handig kan zijn. Deze vragenlijst is terug te vinden op de site van 2 Facilitate.

Hoe kan ik leren faciliteren?

Door een opleiding te volgen en het daarna gewoon te gaan doen. We bieden bij de Facilitation Academy een breed scala aan trainingen en opleidingen aan.

Je kunt kiezen voor een opleiding die het vak van Facilitator van intake t/m afronding leert. Dat zijn de overall opleidingen.

Je kunt ook kiezen voor een training die gericht is op jouw rol (bijv. HR Professional of PhD student) of op de soort meeting (een sessie op een congres, een vergadering) die je wilt faciliteren.

Tenslotte biedt de Academy ook nog trainingen aan met een specifiek onderwerp (bijv. Zakelijk tekenen, Organisatie verbetering).

Aan het brede scala aan trainingen en opleidingen kun je zien dat de ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden groot zijn. Dat is een van de redenen waarom het vakgebied en de rol van facilitator zo interessant is. Faciliteren is bovendien één van de beroepen van de toekomst (bron: Nationale Beroepengids).

Faciliteren in  de pers

In december 2017 publiceerde MeetingMagazine een interview met Henri Haarmans. In dit interview geeft hij een doorkijkje naar de meerwaarde van goed gefaciliteerde bijeenkomsten. Het artikel geeft daarnaast inzicht in wat er allemaal bij het faciliteren van meetings komt kijken.