Hybride opstellingen – een proeverij van vijf

Jij en je organisatie bereiden zich voor op hybride meetings en hybride werken. Maar hoe weet je welke beslissingen je moet nemen over zaalinrichting, apparatuur, en andere techniek, als je nog niet weet welke mogelijkheden er zijn? Als je maar één smaakje kent, dan kies je misschien wel te gemakkelijk daarvoor en zie je een mogelijkheid over het hoofd die beter aansluit bij jouw organisatie en het soort meetings dat jullie houden.

In deze proeverij laten we je tenminste vijf mogelijkheden van hybride meetings ervaren.  Zo ben je beter voorbereid op de vraag vanuit ICT, het facilitaire bedrijf of het management: “Hoe willen jullie het hebben?”

Tijdens deze training ervaar je hoe:

• hybride meetings er in de praktijk uitzien en welke variaties daarin zijn en kunt aanbrengen.
• je hybride meetings interactief kunt maken.
• je de mogelijkheden van online en offline optimaal kunt inzetten om iedere deelnemer gelijkwaardig te laten participeren.
• je kunt ‘spelen’ met techniek, geluid en beeld.

De uitgangpunten en aandachtspunten uit deze proeverij zijn de basis voor verschillende soorten hybride meetings: overleg, workshop, werksessie, seminar, heisessie, inspraakavond, etc.

Resultaat

Aan het eind van de training heb je:

• vijf hybride opstellingen vanuit ofwel het online ofwel het offline perspectief meegemaakt.
• de aandachtspunten van 5 soorten opstellingen meegemaakt.
• inzicht in ‘The Best of both worlds’: je bespreekt met elkaar hoe je optimaal gebruik kunt maken van de voordelen van online resp. offline werken.
• geleerd welke aandachtspunten belangrijk zijn voor elke type hybride setting.
• met elkaar overlegd over de type bijeenkomsten die jullie organiseren en welke variabelen daarbinnen zijn: veel/weinig deelnemers, de verhouding online/offline deelnemers, de hoeveelheid interactie, enz.
• geleerd na te denken over de consequenties: hoe richt je je bijeenkomst in wat betreft zaalinrichting, techniek, faciliteiten, werkvormen, planning en rollen.
• met je team/werkgroep een beeld van de vervolgstappen die je gaat ondernemen om hybride meetings zo goed mogelijk te organiseren

Programma

De training bestaat uit 5 settings en werkvormen. De deelnemers zijn ofwel online (Zoom) ofwel fysiek aanwezig. Je gaat veel ervaren en ontdekken. Daarnaast besteden we ook voldoende tijd aan reflectie en vertaling naar jullie praktijk.

Wat is er nodig voor de training

Deze proeverij kan in-company georganiseerd worden of op een externe locatie. Wij brengen eigen apparatuur mee (o.a. conference camera en microfoons). Natuurlijk is het ook mogelijk om de apparatuur van jouw organisatie te gebruiken.

• Een ruime ruimte, waar we meerdere opstellingen kunnen maken (in de voorbespreking lichten we dit toe).
• Voor elke aanwezige deelnemer een stoel, laptop en tafel, telefoon en oortjes.
• Een beamer en scherm of een wand voor de beamerprojectie resp. een grote TV.
• Flipover.
• Voldoende stopcontacten, wifi en de code om aan te sluiten op het wifi-netwerk.
• Een mogelijkheid voor break-out sessie: naar buiten, in een andere ruimte.
• Een aparte ruimte voor onze online trainer.
• De online deelnemers kunnen vanuit huis meedoen of elders in het pand, met Zoom, met bijbehorende eisen voor online werken (internet, rustige werkplek, telefoon).

Vervolgtraining

Na afloop van deze Proeverij van Vijf kunnen facilitators en trainers deelnemen aan de training Faciliteren van Hybride Meetings (level 1). Deze training bestaat uit 3 dagdelen.

De trainers

De trainers hebben ruime ervaring in het faciliteren van online sessies. Zowel het ontwerp van de sessie, de begeleiding en de technische hosting van online sessies kunnen ze inmiddels dromen. Inmiddels is hun expertise uitgebreid naar het faciliteren van allerlei hybride bijeenkomsten.