Omzeil met je team de valkuilen bij vergaderingen

Volgens socioloog en vergaderkundige Wilbert van Vree wordt er in Nederland tussen de 14 en 30 miljard euro besteed aan vergaderingen. (bron: de Volkskrant). Dat is een enorme investering die we met z’n allen doen. Het zou toch geweldig zijn als deze bijeenkomsten inspirerend zijn, betere resultaten opleveren en efficiënter verlopen.

Als leidinggevende of voorzitter van een vergadering wordt van je verwacht dat je de bijeenkomst leidt, maar hoe zorg je er voor dat:

• de vergadering binnen de tijd blijft?
• iedereen gehoord wordt?
• er niet afgedwaald wordt van het onderwerp?
• er niet te veel details besproken worden?
• er besluiten genomen worden?

Zo zijn er veel valkuilen waar een voorzitter en de deelnemers aan een overleg in kunnen trappen. Dat is jammer, want vergaderingen kunnen zinvol, nuttig en resultaatgericht zijn. Overleggen waar iedere deelnemer zich gehoord voelt, zijn inbreng kan leveren en waar de groep tot een gezamenlijk gedragen besluit komt.

In onze optiek is het houden van een zinvolle resultaatgerichte vergadering niet alleen de verantwoordelijkheid van de voorzitter, maar zijn alle deelnemers gezamenlijk verantwoordelijk voor de vergadering. Tijdens de training van 4 uur staat jouw vergadering centraal. Samen met alle deelnemers aan het overleg gaan we m.b.v. het door ons ontwikkelde ‘Resultaatgerichte Vergaderspel’ op zoek naar de valkuilen van het eigen overleg. De deelnemers onderzoeken met onze hulp hoe ze het wel willen hebben. Ze bedenken oplossingen die er voor zorgen dat het gewenste doel bereikt wordt. Lukt het de deelnemers zelf niet dan helpen de tip- en werkvormkaarten de deelnemers op weg. Essentieel hierbij is dat de deelnemers zelf oplossingen bedenken om de gewenste situatie te bereiken, want alleen dan zullen de oplossingen aansluiten bij de cultuur van het team, daadwerkelijk ingevoerd worden en tot het gewenste resultaat leiden.

Daarmee is de training geen theoretische verhandeling, maar is het praktijkgericht sleutelen aan het overleg om het overleg zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de eigen gewenste situatie.

Resultaat

Aan het eind van de training zijn de eerste verbeteracties geïnitieerd en gaat het team vervolgens zelf aan de slag met het vergaderspel om een verbetercyclus in gang te zetten.