Specialist in faciliteren

Jaarevaluatie

Doel

Het functioneren van een team gedurende een periode (bijv. één jaar) evalueren.

Bruikbaar bij

Bij een jaarovergang of elk vast moment voor het team.

Meervoudige Interesses

Verbaal-Linguïstisch

Aanpak

Maak een flip-over volgens het model dat staat in de PDF die je aan het eind van deze pagina kunt downloaden.
Geef iedere deelnemer een aantal post-its en een dunne viltstift.

De werkvorm bestaat uit 3 stappen. Elke stap duurt 5 minuten.

  1. De werkvorm uitleggen.
  2. Post-its schrijven.
  3. Bespreken (5 minuten per rubriek).

Leg bij de eerste (paar) keer, dat je deze evaluatie toepast, uit wat de bedoeling is:

  • We kijken terug op het verloop van de afgelopen jaar.
  • Benoem op aparte post-its iets (een aanpak, een proces, een manier van overleggen, etc.) uit de meeting. Het mogen geen inhoudelijke onderwerpen zijn.
    Plak daarna de post-it in het vak van de rubriek waarvan jij vindt dat hij thuishoort:

    • Stoppen betekent ‘dit moeten we niet meer doen’.
    • Starten betekent ’dit moeten we gaan doen’.
    • Vasthouden betekent ‘dit moeten we blijven doen’.
    • Aanpassen betekent ‘dit moeten we aanpassen’.
    • Minder betekent ‘dit moeten we minder gaan doen’.
    • Meer betekent ‘dit moeten we meer gaan doen’.

Voorbeelden:
Als Jan vindt dat de agenda van een teamoverleg op een andere manier gestructureerd moet worden, dan schrijft hij op een post-it ‘Vergaderagenda’ en plakt die post-it bij ‘Aanpassen’.
Als Karel vindt dat de teamleden zich meer aan gemaakte afspraken moeten houden, dan schrijft hij ‘afspraken’ op en hangt het bij ‘Meer’. Vindt hij dat het goed gaat, dan hangt hij zijn post-it bij ‘Vasthouden’.

Als iedereen zijn post-its heeft opgehangen, worden vak voor vak de post-its doorgenomen.

Er zijn een paar mogelijkheden:

  1. Er hangen meer post-its van dezelfde strekking in hetzelfde vak.
    Dit kan een reden zijn om het op te pakken. Want meer deelnemers hebben dezelfde mening.
    Bij ‘Starten’ en ‘Aanpassen’ kun je vragen wie dat punt wil oppakken.
  2. Post-its met dezelfde strekking hangen in verschillende vakken.
    Je bespreekt dit punt kort. Kom je tot overeenstemming, dan is het afgehandeld. Lukt dat niet, dan is het een agendapunt voor het volgende overleg.
  3. Als er één of weinig post-its van dezelfde strekking hangen, kun je aan die deelnemers die ze geschreven hebben, vragen wat ze nodig hebben om mee te gaan met de rest van de deelnemers.

Voorbeeld
Er is één deelnemer die vindt dat het beperken van de spreektijd in een vergadering niet werkt. Door de vraag “Wat heb je nodig om met de andere deelnemers mee te gaan?” te stellen krijgt hij ruimte om een verbetering of aanpassing voor te stellen. Of misschien zegt hij wel “Ik wil het nog een keer aankijken”.

Voer deze korte evaluatie uit in het eerste of laatste overleg van het jaar. Neem er de tijd voor.

Volledig uitgeschreven werkvorm en tips

In de PDF is de werkvorm volledig uitgeschreven en worden tips en variaties gegeven.

Meer informatie

Download deze werkvorm